Zunehmende Schwierigkeiten bei internationalen Entsendungen
Global Mobility aktuell: In Zeiten wachsender nationaler Barrieren zuverlässig Mitarbeiter in das Ausland entsenden
In diesem Artikel geht um die zunehmenden Schwierigkeiten bei Entsendungen von Mitarbeitern. Wir erläutern die Thematik und geben Hinweise, worauf man speziell achten muss. Es gibt auch eine Checkliste am Ende.
Das Ende der globalen Willkommenskultur für Fachkräfte kündigt sich an
In einer Welt, in der die Nationen sich vor Migrationsströmen und Kriminalität schützen wollen, gerät leider auch die grenzüberschreitende Beschäftigung mit in die Mühlen. Corona tut dann noch sein übriges. Relocation-Agenturen wie Anders Consulting bekommen das spüren: Verschärfte Gesetze, konsequentere Anwendung der bestehenden Gesetze und mehr drohende Sanktionen – besonders im Ausland – sind die Folge. Leider gilt das auch ganz klar für die EU.
Arbeitgeber sollten das bedenken, wenn Sie freihändig, d.h. ohne Einschaltung von Experten für Aufenthaltsrecht, Vertrags- und Arbeitsrecht, Sozialversicherung, Steuern u.s.w. Entsendungen gestalten und dabei ein hohes Risiko eingehen, weil in diesen Fällen wie immer gilt: Unwissenheit schützt vor Strafe nicht!
Nationalistische und populistische Tendenzen führen in vielen Ländern zu einer negativen Grundeinstellung gegenüber Zuwanderung, auch wenn es sich um qualifizierte Zuwanderer handelt, die eigentlich dringend gebraucht werden. Der Brexit ist in diesem Punkt die traurigste Entwicklung, die man sich vorstellen kann. Auch in vielen anderen Ländern ist die notwendige Willkommenskultur längst in eine Abschreckungskultur umgeschlagen. Das populistische Volksempfinden differenziert leider nicht zwischen Asylanten und Spezialisten. Und die Politik bedient das Ressentiment.
Auch Entsendungen und qualifizierte Zuwanderung von Fachkräften nach Deutschland werden schwieriger
Dazu kommen sich weiter aufblähende Verwaltungsapparate für die Bewältigung der schärferen Regelungen. Schnellere Verfahren heißt eben nicht, dass die Verfahren auch besser werden. Auch in Deutschland ist das Problem virulent: Schon länger vergeben die deutschen Botschaften 6-Monats-Visa bei Einreise, weil die Ausländerbehörden innerhalb der bisher üblichen 3 Monate zu oft keinen Termin anbieten können. Ähnliche Entwicklungen gibt es überall in Europa.
Wenigstens hat der deutsche Gesetzgeber, wenn auch mittels echter Flickschusterei, das Fachkräfteeinwanderungsgesetz auf den Weg gebracht. Das darin enthaltene beschleunigte Fachkräfteverfahren rettet den Unternehmen, die auf Fachkräfte aus Drittstaaten angewiesen sind, nun den Allerwertesten. Ohne IT-Spezialisten aus Indien und Pflegekräfte von den Philippinen geht in Deutschland sonst bald das Licht aus.
Und wo früher eine zuvorkommende und wohlwollende Sachbearbeitung bei den Ausländerbehörden wie eine grüne Ampel für qualifizierte Zuwanderung wirkte, werden Vorschriften heute 110%ig angewendet, weil das Personal Angst haben muss, seine Ermessensspielräume auch zu nutzen. So vergeben viele Ausländerbehörden auch für Spezialisten und Inhaber der Blauen Karte EU erst dann einen Termin, wenn alle Unterlagen vollständig vorgelegt wurden. Von Beratung der gesuchten und wertvollen Neubürger für den Erwerb des Aufenthaltstitels – oder gar darüber hinaus – kann keine Rede sein. Es gibt wohltuende Ausnahmen, aber sie werden immer weniger…
Dass es weltweit wieder schwieriger wird, grenzüberschreitende Personaltransfers zu bewerkstelligen, überrascht uns!
„Schon seit einigen Jahren gibt es einen Trend, dass der bürokratische Teil von Entsendungen schwieriger wird, weil weltweit die Zügel der Einwanderung gestrafft wurden. Auch Sanktionen nehmen zu. Fast überall reagieren Regierungen auf die populistischen Begehren des Wahlvolks und erschweren die Einwanderung. Doch wer auf Asylanten zielt, trifft irgendwie alle Ausländer. Daher wenden wir bei Anders Consulting uns entschieden gegen Populismus und Fremdenfeindlichkeit!
Sie als Arbeitgeber, der sein Unternehmen international aufstellen will, haben darunter zu leiden: Der indische Kollege will nicht nach Polen, weil er Angst hat, auf der Straße verprügelt zu werden und das Arbeitsvisum für die USA kostet Tausende von Euro in Form von verbrauchter Arbeitszeit, Gebühren und Anwaltshonoraren.
Das macht alles zunehmend weniger Spaß. Darum sagen wir ja immer: Machen Sie doch einfach Ihr Problem zu unserem. Wenn Sie Entsendungen ins Ausland selbst managen wollen, stehen die Chancen leider gut, dass Sie an irgendeinem Punkt reinfallen und Lehrgeld zahlen. Vielleicht brechen Sie sogar genervt das Abenteuer Auslandsexpansion ab. Das muss nicht sein. You’ve got a Friend in Germany!“
Die bürokratischen Hürden für Entsendungen ins EU-Ausland
Zu glauben, dass es in einer globalisierten Welt oder gar in der Europäischen Union ein Kinderspiel sei, Mitarbeiter ins Ausland zu versetzen, ist ein Trugschluss. Es wird im Gegenteil immer schwieriger. Neben Verschärfungen des Asylrechts wird gerade in der EU verstärkt gegen Entsendungsmissbrauch, Schwarzarbeit, Lohndumping und Geldwäsche vorgegangen. Das Ergebnis sind neue bürokratische Barrieren. Beispiele:
- In Frankreich muss man für 40 Euro online eine Entsendungsmitteilung an die zentrale Stelle des Arbeitsministeriums schicken
- In Belgien muss der Arbeitgeber vorübergehend Beschäftigte der zentralen Stelle Limosa melden. Die Entsendebescheinigung müssen Arbeitnehmer stets mit sich führen
- In Österreich besteht innerhalb von 3 Tagen nach Bezug einer Wohnung Meldepflicht. Ab 3 Monate Aufenthalt ist auch für entsandte EU-Bürger eine Anmeldung bei der Aufenthaltsbehörde verpflichtend
- In der Schweiz muss man sich anmelden, wenn man mehr als 8 Kalendertage dort tätig ist. Verstöße werden mit bis zu 30.000,00 Franken Geldbuße geahndet
- In den Niederlanden muss man mindestens die dortigen Arbeitszeit- und Mindestlohnregelungen (1.635,60 Euro brutto monatlich bei Vollzeit, 2021) einhalten. Es besteht seit dem 1. März 2020 eine Meldepflicht für alle Arbeitnehmer, die in die Niederlande entsandt werden.
- In Italien müssen vor der Entsendung dem Arbeits- und Sozialministerium eine Reihe von Dokumenten vorgelegt werden, z.B. Arbeitsvertrag, Zahlungsbelege, A1-Bescheinung, etc.
- In Spanien muss man als Arbeitgeber einen Ansprechpartner vor Ort angeben und diverse Unterlagen in spanischer Sprache bei den Behörden einreichen
- In Schweden müssen entsandte Mitarbeiter beim Zentralamt für Arbeitsumwelt „Arbetsmiljöverket“ registriert werden. Eine Kontaktperson vor Ort muss benannt werden
- In Norwegen muss sich der Arbeitgeber im Handelsregister eintragen, um eine Organisationsummer zu bekommen, ohne die Entsendungen nicht legal sind
- In Luxemburg müssen Entsendungen der Inspection du Travail et des Mines (ITM) gemeldet werden, sogar wenn der Einsatz nur wenige Stunden dauert
- In Polen besteht seit 2016 eine Meldepflicht für entsandte Mitarbeiter. Die Behörden verlangen zudem einen inländischen Ansprechpartner
Ihre Checkliste für die Prüfung, ob Sie bei einer Entsendung auch an alles gedacht haben
Für die Entsendung von Deutschland ins Ausland haben wir eine Checkliste für Sie zusammengestellt. Diese erlaubt Ihnen eine erste, grobe Einschätzung, ob Sie bei der Entsendung eines Mitarbeiters die wichtigsten Kriterien schon erfüllen. Soweit zutreffend muss die Antwort jeweils ja lauten:
Arbeitserlaubnis und Aufenthaltstitel
Wurde geprüft, ob eine Arbeitserlaubnis / ein Aufenthaltstitel benötigt wird?
Liegt das Visum / der Aufenthaltstitel vor, bzw. ist in Bearbeitung und wird rechtzeitig erteilt?
Wurden nationale Melde- und Nachweispflichten geprüft und bearbeitet?
Prüfung auf Vorliegen einer Entsendung
Weiter in Deutschland beschäftigt?
Entgeltabrechnung in Deutschland?
Mitarbeiter bleibt weisungsgebunden an Arbeitgeber in Deutschland?
Der Einsatz ist zeitlich oder auf das Eintreten eines Erfolgs befristet?
Arbeitsrechtliche Besonderheiten
Hat der Arbeitnehmer der Entsendung zugestimmt?
Hat der Betriebsrat der Entsendung zugestimmt?
Werden Behandlungskosten im Ausland übernommen?
Gibt es einen Zusatz zum Arbeitsvertrag oder einen geänderten Arbeitsvertrag? Dort müssen mindestens Dauer, Arbeitsentgelt und Sachleistungen, Währung und Bedingungen für die Rückkehr geregelt sein
Wurde eine Rückrufklausel vereinbart?
Anwendbares Recht
Wurde eine Rechtswahl getroffen, welches nationale Recht anwendbar sein soll?
Wurde geprüft, wo die Rechtswahl durch das Günstigkeitsprinzip für den Arbeitnehmer eingeschränkt ist, bzw. wo er bessergestellt werden muss, z.B. bei Arbeitszeit / Urlaub?
Steuerrechtliche Besonderheiten
Wurde festgelegt, dass ein Wohnsitz in Deutschland bestehen bleibt? Bei ja bleibt der Arbeitnehmer in Deutschland uneingeschränkt einkommenssteuerpflichtig
Hält der Arbeitnehmer sich mindestens 183 Tage im Jahr im Tätigkeitsstaat auf?
Liegt ein Doppelbesteuerungsabkommen zwischen Deutschland und dem Gastland vor? Nur bei nein: Wird das Anrechnungsverfahren für im Ausland gezahlte Steuern genutzt?
Sozialversicherungsrechtliche Besonderheiten
Bei Entsendung in EU: Wurde der Verbleib in der deutschen Sozialversicherung, d.h. die sog. Ausstrahlung geprüft?
Beträgt die Entsendedauer in einen EU-Staat weniger als 24 Monate? Nur bei nein wg. > 24 Monate in die EU: Wurde über die DKVA (GKV-Spitzenverband, Deutsche Verbindungsstelle Krankenversicherung – Ausland) eine Ausnahmevereinbarung erwirkt?
Bei Entsendung in Drittstaat: Findet das entsprechende zwischenstaatliche Sozialversicherungsabkommen Anwendung und wurden ggf. freiwillig fehlende Versicherungen abgeschlossen?
Weitere Tipps zur Kostenermittlung und der Budgetierung bei Entsendungen finden Sie hier.
Irrtum und Änderungen vorbehalten. Anders Consulting erbringt keine Rechtsdienstleistungen. Trotz großer Sorgfalt bei der Erstellung keine Haftung für die inhaltliche Richtigkeit und Aktualität. Stand: Sommer 2021
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