Professionelle Budgetierung, fachgerechte Simulation und erfolgreiches Management von internationalen Entsendungen

Die Entsendung eines Arbeitnehmers ins EU-Ausland – aber vor allem ins Nicht-EU-Ausland – für eine längere Zeit bringt für deutsche Arbeitgeber eine Reihe von Kosten, budgetären Überlegungen und Aspekten im Bereich „Compensation & Benefits“ mit sich. Hier sind 10 Schlüsselaspekte, die berücksichtigt werden sollten:

1. Entsendungsrichtlinien und -Verträge:
Entsendungsvertrag: Überarbeitung des bestehenden Arbeitsvertrags oder Erstellung eines Entsendungsvertrags, der die Dauer, die Konditionen der Entsendung und Rückkehrregelungen umfasst. Um nicht in jedem individuellen Fall eine neue Vereinbarung entwickeln zu müssen, bietet sich die Entwicklung einer Entsenderichtlinie an, auf die dann rechtssicher im konkreten Einzelfall Bezug genommen werden kann. Zudem sollte eine Rechtsberatung zur Prüfung der rechtlichen Anforderungen im Zielland erfolgen. Auch die Anpassung der Verträge an internationale und lokale Gesetze sollte beachtet werden.

2. Vergütung und Währungsschwankungen:
Berücksichtigung des Lebensstandards und der Lebenshaltungskosten im Gastland. Insbesondere kürze Aufenthalte sind teuer, weil der Expatriate nicht tief genug in die Kultur eintaucht, um zum Beispiel die lokale, billigere Lebensmittelversorgung zu nutzen. So wird die Ernährung, z.B. in Restaurants, deutlich kostspieliger. Meist ist eine Anpassung des Gehalts oder eine Auslandszulage erforderlich.

Dies gilt auch in die andere Richtung: Ist es im Gastland spotbillig, kann man zwar nicht den Lohn kürzen, sollte den entsendeten Arbeitnehmer aber zu Rücklagen vom Gehalt während der Entsendung motivieren, damit der Rückkehrschock nicht zu hart ausfällt. Zuhause ist alles so teuer wie zuvor, wenn nicht durch Inflation teurer geworden. Auch muss eine Absicherung gegen Währungsschwankungen erfolgen, um die Stabilität der Vergütung zu gewährleisten.

3. Sozialversicherungen und Steuern:
Klärung der Sozialversicherungspflicht im Heimat- und Gastland. In vielen Fällen kann die Weiterführung der deutschen Sozialversicherung sinnvoll sein, was aber nicht in allen Versicherungsarten der deutschen Sozialversicherung (KV=Krankenversicherung, RV=Rentenversicherung, ALV=Arbeitslosenversicherung, UV=Unfallversicherung) immer möglich ist. Zuvor sollten bestehende Sozialversicherungsabkommen zwischen Deutschland, der EU und dem Gastland geprüft werden. Versicherungsarten, die nicht von einem Sozialversicherungsabkommen erfasst sind, müssen dann zusätzlich zu Lasten des Arbeitgebers versichert werden. Es gibt auch gänzlich vertragslose Länder. Hinweise, was dann zu tun ist, bekommt man bei der DVKA.

Es ist zudem geboten, steuerliche Beratung hinsichtlich der steuerlichen Verpflichtungen in beiden Ländern und Unterstützung bei der Steuererklärung in Anspruch zu nehmen, um Doppelbesteuerung zu vermeiden. Der Expatriate muss von steuerlichen Nachteilen, die er durch die Entsendung erleidet, freigehalten werden („tax protection“, „tax equalization“). Es kann sonst z.B. bei Doppelbesteuerung einer Führungsperson für den Arbeitgeber sehr teuer werden.

4. Kosten für die Beschaffung von Visa und Aufenthaltserlaubnissen:
Für die Beschaffung der nötigen Dokumente zum Leben und Arbeiten im Gastland fallen Kosten an, die der Arbeitgeber trägt. Hier liegt ein besonderer Schwierigkeitsgrad darin, fachkundige Unterstützung zu bekommen. In vielen Ländern ist die Beantragung von Visa derart komplex und langwierig, dass man ohne professionelle Hilfe kaum auskommt und unbedingt einen langen Vorlauf von vielen Monaten einplanen sollte.

5. Kosten für Umzug und Unterbringung:
Der Arbeitgeber übernimmt die Kosten für den Umzug, inklusive Transport des Hausrats und eventuell erforderlicher Zwischenlagerung plus üblicher Versicherungen. Zusätzlich ist – insbesondere, wenn der Expatriate die Landessprache und die Landessitten nicht beherrscht – eine Unterstützung bei der Wohnungssuche und die Übernahme von Mietkosten oder die Bereitstellung einer firmeneigenen Unterkunft erforderlich.

6. Familienunterstützung:
Der Arbeitgeber sollte bei Expatriates mit Familie unbedingt die besonderen Härten beachten, die für die mitreisenden Familienmitglieder entstehen. Eine unglückliche, gestresste Familie mit Heimweh kann zu einer echten Belastung für den Erfolg der Entsendung werden. Daher sollte der Arbeitgeber Unterstützung bei der Suche nach Schulen oder Bildungseinrichtungen für Kinder organisieren und die Kosten übernehmen. Auch für regelmäßige Heimflüge oder Besuche der Familie in Deutschland sollte ein ausreichendes Extra-Budget zur Verfügung stehen.

7. Rückkehrmanagement:
Gern wird vergessen, dass der Arbeitnehmer irgendwann zurückkehrt und wieder reintegriert werden muss. Wurde die bisherige Wohnung aufgegeben, ist bei der Neueinrichtung eines Zuhauses in Deutschland eine professionelle Unterstützung in der Regel geboten. Aber auch die Wiedereingliederung in den Betrieb ist oft eine schwierige Aufgabe, insbesondere, wenn der ehemalige Expatriate seine Tätigkeit auf einer anderen Position wieder aufnehmen soll, wobei eine Schlechterstellung von vornherein nicht zulässig ist, da sie eine Änderungskündigung darstellen würde.

Auch menschliche und kulturelle Probleme können im Betrieb auftreten: War der Arbeitnehmer doch über einen langen Zeitraum einer anderen Kultur ausgesetzt und es können in der Abwesenheit neue Kollegen oder Strukturen hinzugekommen sein, an die der Rückkehrer sich nicht gleich anpasst. Viele Arbeitgeber, die nicht genügend Sorgfalt auf die Repatriierung verwenden, verlieren ihren wertvollen Arbeitgeber nach Rückkehr. Zu den hohen Kosten der Entsendung kommen dann weitere Verluste durch das verlorene Know-how und die Rekrutierung und Einarbeitung einer neuen Arbeitskraft.

Zum Rückkehrmanagement gehört ein weiterer wichtiger Punkte: Was passiert, wenn der Arbeitgeber den Expatriate zurückbeordern möchte, was auch immer der Grund dafür sei? Es kann ja wie z.B. während der Corona-Krise sogar eine Verpflichtung des Arbeitgebers geben, den Arbeitnehmer zu seiner Sicherheit umgehend nach Deutschland zurückzuholen. Solche Eventualitäten und die daraus entstehenden Folgen sollten unbedingt vertraglich geregelt werden, denn auch hier können enorme Kosten die Folge sein.

8. Versicherungen:
Der Abschluss einer zusätzlichen Krankenversicherung, die im Ausland umfassenden Schutz bietet, ist sehr empfehlenswert. In vielen Ländern gibt es nicht die gleichen Leistungen wie in Deutschland und für eine gleichwertige Versorgung müssen privat zusätzliche Leistungen hinzugebucht werden. Oder die Leistungen sind einfach erheblich teurer und generell nur als Privatzahler zu haben. Man stelle sich vor, ein verletzter oder todkranker Arbeitnehmer muss mit einem Jet ausgeflogen werden. Wer übernimmt dann die horrenden Kosten? Auch die Limits von Firmen-Kreditkarten sollten solche Fälle berücksichtigen. Logisch, dass auch für ausreichenden Haftpflicht- und Unfallversicherungsschutz gedacht werden muss.

9. Weitere Unterstützungsleistungen:
Bei Entsendungen in sehr von Mitteleuropa unterschiedliche Kulturräume kann und sollte die Vorbereitung des Expatriates und seiner Familie auf die kulturellen Unterschiede nicht aus dem Blick geraten. Unterstützung beim Erlernen der Sprache des Gastlandes kann ebenfalls sinnvoll oder sogar notwendig sein. Neben dem Kostenaspekt, sollte hier vor allem auf den nötigen Vorlauf geachtet werden. Eine Sprache lernt man nicht 8 Wochen vor Abreise.

10. Budgetierung und Kostenkontrolle
Alle zuvor genannten Punkte fließen in ein Gesamtbudget für die Entsendung ein. Viele Arbeitgeber sind völlig perplex, wie hoch das Budget tatsächlich ist. Doch die Arbeit für die Budgeterstellung lohnt sich: Weiß man dann doch, was auf einen zukommt – als Arbeitgeber wie als Arbeitnehmer. Das Schlimmste ist, leichtfertig und ohne Kenntnis der Kosten eine Entsendung zu starten, die für alle Beteiligten auch zum finanziellen Fiasko wird. Somit ist es extrem wichtig, dass Unternehmen, die Mitarbeiter ins Ausland entsenden, eine umfassende Planung durchführen und sich dabei sowohl auf interne Richtlinien als auch auf externe Beratung stützen.

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