Büro- und Firmenumzüge, nationale und internationale Standortwechsel von Betrieben
Hier finden Sie professionelle Unterstützung bei allen Formen von Firmenumzügen und Betriebsverlegungen in oder nach Deutschland
In Zeiten von globalen Veränderungen mit starken globalen Auswirkungen, z.B. dem Ukraine-Krieg, Verlagerung oder Unterbrechung von internationalen Lieferketten oder Handelskriegen passen sich Unternehmen durch Betriebsverlegungen und Betriebsneugründungen (Establishing-Projekte) auf nationaler oder internationaler Ebene an.
Dabei müssen nicht nur bewegliche Dinge wie Büroeinrichtung oder IT-Hardware bewegt werden, sondern vor allem auch Menschen. Wo national der Support beim Umzug und der Wohnungssuche reicht, sind international ganz andere Aspekte gefragt, z.B. Visa- und Aufenthaltsrecht, Vergütung und Anreizsysteme, Arbeits- und Sozialrecht, Budgeting und Kostenmanagement, Steuern, Sicherheit und Gesundheit, Beschaffung und Einkauf und einiges mehr.
Ein Firmenumzug, eine Betriebsverlegung oder ein Establishing-Projekt ist oft eine Mammutaufgabe mit hoher Komplexität. Die folgenden Aufgaben und Probleme müssen i.d.R. abgearbeitet werden, die oft starke Interpendenzen aufweisen und zeitlich verschränkt sind:
1. Strategische Planung
- Zieldefinition: Zielsetzung des Umzugs/Neustarts, z. B. Kostenvorteile, Nähe zum Markt, bessere Infrastruktur.
- Standortwahl: Analyse von Wirtschaftlichkeit, Förderprogrammen, Arbeitsmarkt, Infrastruktur, rechtlichen Rahmenbedingungen.
- Stakeholder-Management: Interne Kommunikation, Einbindung von Mitarbeitenden, Investoren, Behörden, Gewerkschaften etc.
2. Zeit- & Projektmanagement
- Projektplanung: Milestones, Verantwortlichkeiten, Ressourcen.
- Risikoanalyse: Was passiert bei Verzögerung, Personalverlust, Budgetüberschreitung?
- Controlling & Erfolgsmessung: Monitoring von Fortschritt, KPIs, Lessons Learned.
3. Infrastruktur & Logistik
- Immobiliensuche & Mietverträge: Standortwahl, Bedarfsanalyse (Fläche, Lage, Ausstattung), Vertragsverhandlungen.
- IT- und Telekommunikationsstruktur: Aufbau bzw. Verlagerung von Servern, Netzwerken, Arbeitsplätzen, Lizenzen.
- Ausstattung & Einrichtung: Möblierung, Technik, Ergonomie.
- Umzugslogistik: Zeitplanung, Verpackung, Transport, Versicherung, Entsorgung.
Aufgabe der alten Immobilie: Kündigung, Verkauf, Rückbau, Renovierung, Nachmieter.
4. Personal & Relocation
- Personalmitnahme und -Neugewinnung: Welche Mitarbeitenden ziehen mit? Welche müssen neu rekrutiert werden?
- Relocation-Management: Unterstützung bei Wohnungssuche, Visa, Sprachkursen, Familienintegration.
- Arbeitsverträge & Betriebsrat: Anpassung der Verträge, Anhörung des Betriebsrats bei Betriebsverlegung.
- Schulungen & Change Management: Vorbereitung der Belegschaft auf neue Prozesse, Systeme und Kultur.
5. Recht & Genehmigungen
- Arbeitsrechtliche Themen: Kündigungsschutz, Änderungskündigungen, Mitbestimmung.
- Gewerberechtliche Änderungen: Ummeldung beim Gewerbe- und Finanzamt, neue Betriebsnummern.
- Bau- und Nutzungsrecht, Umweltschutz: Genehmigungen für Um- oder Neubauten, Nutzungsänderungen.
- Datenschutz & Compliance: Sicherstellung DSGVO-Konformität, z. B. bei Servermigration oder neuen Dienstleistern.
6. Finanzen & Förderung
- Umzugskosten & Budgetplanung: Umzugsunternehmen, Ausfallzeiten, Infrastrukturinvestitionen.
- Förderprogramme: Regionalförderungen, Innovationszuschüsse, Ansiedlungsprämien.
- Versicherungen: Anpassung von Policen (Inventar, Gebäude, Haftpflicht).
7. Kommunikation & Marketing
- Interne Kommunikation: Transparente Information der Mitarbeitenden.
- Externe Kommunikation: Info an Auftraggeber und Kunden, Lieferanten, Behörden, Partner.
- Branding am neuen Standort: Sichtbarkeit, z. B. durch Events, Pressearbeit, neue Außenwerbung.
Standortwechsel und Establishing bringen Probleme mit sich, mit denen die betroffenen Unternehmen selbst nicht selten überfordert sind. Es müssen Duzende von Dienstleistern und Spezialisten im Rahmen eines professionellen Umzugsmanagements koordiniert zusammenarbeiten, um einen Standortwechsel erfolgreich zu planen, durchzuführen und abzuschließen.
Die Service-List zeigt die vielen Beratungs-Module für einen Büroumzug und Standortwechsel, mit denen ein Unternehmen schnell die nötigen Informationen sammeln und das Projekt mit externer Unterstützung starten kann.
Service-Liste betrieblicher Standortwechsel
Preise auf Anfrage
Unternehmen, die expandieren oder einen Firmenumzug planen, interessieren sich auch für
Global Mobility ist mehr als nur ein Wort
„Firmenumzüge und Betriebsverlegungen sind immer eine besondere Herausforderung. Wenn Betriebe oder Betriebsteile über Ländergrenzen hinweg umzuziehen, potenziert das in der Regel den Schwierigkeitsgrad und erfordert spezielle Global Relocation Management Tools. Aber schon innerhalb Deutschlands kann je nach Projektgröße externe Unterstützung hilfreich sein.
Umzugsunternehmen bieten i.d.R. nur den „physikalischen“ Firmenumzug an, jedoch lassen sie einen bei vielen anderen Aspekten gänzlich allein. So muss man sich um die neue und alte Firmenimmobilie oft selbst kümmern und auch die Relocation-Betreuung der Mitarbeiter, die bei einem Umzug in eine andere Stadt oder Region mitziehen wollen und auf Wohnungssuche gehen, muss man in andere Hände legen.
Ganz schnell kommen sehr viele Puzzle-Teile zusammen und das ganze kann unübersichtlich werden. Damit das Chaos beim Firmenumzug keine Chance hat, unterstützen wir Sie mit professionellem Umzugsmanagement von den ersten Planungsschritten an.
Je nach Bedarf sind wir und die Unternehmen aus unserem Kompetenz-Netzwerk bundesweit bei der Umsetzung im Projekt-Management tätig. Oder wir kümmern uns um den optimalen Einkauf von Fremdleistungen und halten Ihnen den Rücken frei. Denn trotz Umzug gilt ja für das Tagesgeschäft: The show must go on!“
Downloads zum Thema Firmen- und Betriebsverlagerungen
Firmenumzug Checkliste: Ein Duzend Mitteilungen sind für die Sitz- und Betriebsverlegung in Deutschland notwendig
Ein Firmenumzug oder eine Betriebsverlegung in Deutschland zieht zahlreiche formale Mitteilungen und organisatorische Schritte nach sich:
1. Gewerbeamt
Abmeldung am alten und Anmeldung am neuen Standort. In vielen Bundesländern ist dies inzwischen digital möglich – z. B. über das Gewerbe-Service-Portal oder ELSTER-Unternehmensaccount.
2. Handelsregister
Eine Sitzverlegung muss bei HR-pflichtigen Gesellschaften notariell beglaubigt dem Registergericht gemeldet werden. Der digitale Urkundsverkehr mit Notar:innen und Gerichten ist inzwischen Alltag – eNotar-Plattform nutzen!
3. Finanzamt
Meldung an das zuständige neue Finanzamt. Es wird eine neue Steuernummer vergeben. Die USt-ID bleibt unverändert.
4. Sozialversicherung
Alle Einzugsstellen der Sozialversicherungsbeiträge, insbesondere die Krankenkassen, über die neue Adresse informieren. Das geht meist auch über den Lohnabrechnungsdienstleister oder die gängigen Tools (DATEV, Lexware, Paychex etc.).
5. Berufsgenossenschaft (BG)
Die zuständige BG benötigt die neue Anschrift. In manchen Fällen kann sich durch den neuen Standort auch der zuständige Gefahrtarif ändern.
6. IHK / HWK
Automatischer Zuständigkeitswechsel zur IHK/HWK im neuen Kammerbezirk. Selbst aktiv informieren, auch wegen Beitragsbescheiden und Weiterbildungsangeboten am neuen Standort.
7. Bundesagentur für Arbeit / Betriebsnummer
Änderungen der Betriebsdaten müssen an den Betriebsnummern-Service gemeldet werden. Bei Neueröffnung einer Betriebsstätte (z. B. zweite Niederlassung) ist eine weitere Betriebsnummer zu beantragen.
8. Digitales Unternehmensprofil / ELSTER-Unternehmenskonto
Die Einführung des Zentralen Unternehmenskontos (ELSTER) macht es einfacher, Unternehmensdaten bei Behörden zentral zu verwalten. Die Adresse(n) dort aktuell halten!
9. Steuerberater, Rechtsanwälte, Lohnbüro
Frühzeitig informieren, damit Fristen gewahrt und die Kommunikation korrekt bleibt.
10. Banken und Versicherungen
Hausbank, Kreditgeber, Versicherer (Betriebs-, Gebäude-, IT-, D&O etc.) müssen über den Umzug informiert werden. Besonders wichtig bei Finanzierung/Förderung mit Standortbindung.
11. Website, E-Mail-Footer, Geschäftspapiere
Pflichtangaben (Anschrift, Sitz, HR-Nummer, Registergericht) nach § 5 TMG anpassen. Auch Signaturen in E-Mails und PDF-Rechnungen aktualisieren.
12. Rundfunkbeitrag
Neue Betriebsadresse muss dem Beitragsservice (früher GEZ) gemeldet werden. Bei mehreren Betriebsstätten sind ggf. neue Beitragsnummer nötig.
13. Fahrzeuge (bei Firmenflotten)
Anschrift des Fahrzeughalters muss gem. § 13 FZV bei der Zulassungsstelle geändert werden. Bei Umzug innerhalb desselben Zulassungsbezirks reicht meist eine Änderungsmitteilung, keine neue Zulassung.
14. Digitale Plattformen und Unternehmensverzeichnisse
Aktualisierung bei Plattformen wie Google Business, LinkedIn, Xing, Jobportalen (StepStone, Indeed etc.). Auch Brancheneinträge, Handelsplattformen (z. B. Amazon Business), CRM-Systeme etc. nicht vergessen.
15. Datenschutz & IT-Infrastruktur
Falls Server, Cloud-Zugänge oder IT-Sicherheitsinfrastruktur physisch oder logisch umziehen: 1. DSGVO-Prüfung & TOM-Dokumentation anpassen. 2. AV-Verträge prüfen (insb. Hosting, Cloud, IT-Security)
Irrtum und Änderungen vorbehalten. Stand: Frühjahr 2025
Foto: (c) Anders Consulting Relocation Service unter Verwendung von Fotolia Datei: #138390206 | Urheber: adam121
