Eine professionelle Entsenderichtlinie für ein Unternehmen entwickeln
Relocation-Beratung: Professionell eine Entsenderichtlinie für ein Unternehmen entwickeln
Schon wenn nur einige kurze Dienstreisen gemacht werden, aber erst recht bei Expansion eines Unternehmens ins Ausland, muss ein Rahmen für Entsendungen geschaffen werden. Nicht nur die Bedingungen für eine Entsendung sind wichtig, sondern auch klare Regelungen für die Rückkehr. Wie werden Mitarbeiter finanziell gestellt, wenn sie ins Ausland gehen, was gibt es an interkultureller Vorbereitung? Viele Fragen, die die Entsenderichtlinie einheitlich für alle Arbeitnehmer regelt.
Unternehmen, die nur ein oder zwei Entsendungen pro Jahr bewältigen müssen, benötigen wahrscheinlich keine explizite Entsendrichtlinie oder Assignment Policy. Dann reichen individuelle Entsendeverträge meist völlig aus. Viele Unternehmen sind aber überrascht, dass bereits eine eintägige Dienstreise ins benachbarte Frankreich eine Entsendung ist, Stichwort „A1-Bescheinigung“. Wenn man sich die Anzahl der Dienstreisen, die in einem Unternehmen anfallen, genauer anschaut, lohnt sich die Entsenderichtlinie oft auch schon wegen der vielen sich wiederholenden Geschäftsvorfälle, die man ebenfalls eindeutig regeln sollte. Richtig komplziert wird es, wenn man z.B. einen Mitarbeiter wegen Corona im Ausland ins Home Office stecken muss, weil er nicht zurückkehren kann.
Eine Entsendung erfolgt nahezu immer auf Initiative des Arbeitgebers. Daher ist dieser auch in besonderem Maße verpflichtet, Vorsorge zu treffen. In Betrieben, die der betrieblichen Mitbestimmung unterliegen, will auch der Betriebsrat immer ein Wörtchen mitreden. Auch da schafft die Entsenderichtlinie Klarheit.
Sobald die Auslandsaktivitäten und damit die Entsendung von Mitarbeitern ins Ausland systematisch und signifikant zunehmen, z.B. in Joint Ventures, bei der Einrichtung von Verkaufsbüros, der Gründung von Tochtergesellschaften, der Akquisition oder Fusion mit ausländischen Firmen oder einer Sitzverlegung ins Ausland, wird die Schwelle zu Global Relocation überschritten. Spätestens dann lohnt sich der Aufwand, eine schriftliche Entsenderichtlinie für das Unternehmen zu entwickeln, auf jeden Fall.
Leider werden internationale Entsendungen nicht leichter, auch innerhalb der EU sind die Barrieren in letzter Zeit höher geworden. Wir sagen Ihnen, wie Sie diese Hürden am besten meistern. Lesen Sie auch unseren ausführlichen Report über die 4 Schritte für professionelle Entsendungen von Deutschland ins Ausland.
Kompetente Unterstützung bei der Entwicklung der Entsenderichtlinie für Entsendungen von Unternehmen gemäß des Arbeitnehmerentsendegesetzes bietet die nachfolgende Service-Liste. Anders Consulting erbringt im Rahmen dieser Services keine Rechtsdienstleistungen:
Service List Entsenderichtlinie Unternehmen
Preise auf Anfrage
Wie wird man als Unternehmen mit einer Entsenderichtlinie ein global Champion?
„Egal, ob Sie nun Entsenderichtlinie oder Entsendungsrichtlinie sagen: Sie gibt allen Beteiligten Sicherheit und ist besonders in der betrieblichen Mitbestimmung ein Muss. Die Richtlinie für die Entsendung von Mitarbeitern ins Ausland – ob für einen Tag oder 3 Jahre – sorgt dafür, dass letztlich alle beteiligten Parteien und Instanzen eine klare Vorstellung davon haben, an was im Rahmen von Global Relocation-Projekten alles gedacht werden muss und wer wann wo was zu erledigen hat.
Und die Bestimmungen des Arbeitnehmerentsendegesetzes werden natürlich auch berücksichtigt. Im Wesentlichen gelten die gleichen Regeln auch für Entsendungen innerhalb der EU, z.B. für eine Entsendung nach Österreich. Manche EU-Staaten verlangen hohe Strafen, wen Arbeitnehmer ohne A1-Bescheinigung angetroffen werden. Machen Sie sich also schlau.
Nur wenn durch die Entsenderichtlinie für ein Unternehmen die Ziele, Prozesse und Kosten klar definiert sind, können z.B. Personalabteilung, Steuerberater, Geschäftsleitung im Gast- und Heimatland und der Mitarbeiter sinnvoll und effektiv an einem Strang ziehen. Sonst kann es leicht passieren, dass man in Sackgassen landet, sogar bei einer einfach klingenden Entsendung nach Österreich. Das führt zu Verzögerungen, Kosten, Verdruss und manchmal sogar zum Scheitern eines Projekts. Zuverlässige Simulationen helfen Ihnen, Kosten realistisch einzuschätzen.
Es ist wirklich ein guter Rat, sich mit Experten wie uns an einen Tisch zu setzen, wenn absehbar ist, dass öfter Entsendungen ins Haus stehen und man eine Entsenderichtlinie für das Unternehmen benötigt. You’ve got a Friend in Germany!“
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Was sollte in einer Entsenderichtlinie eines Unternehmens geregelt sein?
1. Vertragsdaten, z.B. ordentlicher Anstellungsvertrag im Inland mit zusätzlichem Entsendevertrag, Ruhensvereinbarung des Anstellungsvertrags, Wiedereinstellungsgarantie ja / nein, mit Familie ja / nein, Short- / Long-Term, etc.
2. Vergütung, z.B. das Grundgehalt im Gastland plus Incentives plus Zulagen für Mobilität und Erschwernisse, Kaufkraftanpassung, Payroll im Heimat- oder Gastland, Umsetzung lokaler Standards, Bezug auf konkreten Cost of Living Index, etc.
3. Visa / Arbeitsgenehmigung, z.B. Anforderungen im Gastland, Eigenantrag oder Beauftragung einer Visa-Agentur, Single / Couple / Familie, Visum erteilt ja / nein etc.
4. Bankverbindung Gastland / Heimatland
5. Kostenträgerschaft, z.B. welche Gesellschaft und Kostenstellen tragen welche Kostenarten und dürfen diese auch als Betriebsausgaben geltend machen
6. Finanzamt und Versicherungen, z.B. Kosten für die Steuerberatung, Prüfung von Doppelbesteuerungs- und Sozialversicherungsabkommen, Klärung der Ausstrahlung und Einstrahlung, Sozialversicherung im Heimatland / Gastland, Auslandskrankenversicherung, Unfall- und Reisegepäckversicherung, etc.
7. Arbeitszeiten, Urlaub und Sonderurlaub, z.B. Umzugsurlaub, Resturlaub im Heimatland, Urlaubsanspruch im Gastland, Einhaltung lokaler Standards bei Arbeitszeiten, etc.
8. Flugkonto, z.B. Economy / Business, IATA-Tarif ja / nein, Kontingente für den Mitarbeiter und (Ehe-) Partner sowie Kinder
9. Schule / Kindergarten, z.B. externe Kosten für die Schulsuche, Kostenübernahme der Gebühren einer Internationalen Schule, sonstige Schulgelder, Kosten der Kinderbetreuung / Vorschule
10. Pkw und Mobilität, z.B. Autoimport oder -export, Dienstwagen oder Mietwagen im Gastland, Nachteilsausgleich für Verkauf des privaten Pkw, etc.
11. Relocation-Services, z.B. Orientation-Tour, Wohnungssuche, Settling In, Spouse Support (Anerkennung von Abschlüssen im Gastland, etc.)
12. Vorbereitung der Entsendung, z.B. interkulturelles Lernen, Sprachkurse, andere Trainingsmaßnahmen, etc.
13. Gesundheit, z.B. spezielle Krankenversicherungen für besondere Risiken, Vorsorgeuntersuchung, Impfungen, Unbedenklichkeitsbescheinigung, Test auf Tropentauglichkeit, etc.
14. Ansprechpartner und Verantwortliche, z.B. Coach / Patenschaft im Gastland, fachlich Vorgesetzter (bei Entsendungen verbleibt die Weisungsebene im Herkunftsland), Berichtspflichten im Heimat- und Gastland (z.B. Tagebuch für 183-Tage-Regel), HR-Ansprechpartner, etc.
Irrtum und Änderungen vorbehalten. Stand: Winter 2020/21
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